省教育厅副巡视员李胜利同志

在河北省高校档案工作会议上的讲话

同志们：

这次会议，是在全省教育系统深入贯彻落实全国教育工作会议精神和《国家中长期教育改革和规划纲要》，认真谋划我省教育发展规划，推动全省教育事业科学发展的新形势下召开的一次会议。会议的主要任务是：回顾总结近年来全省高校档案工作的成绩与经验，研究部署今后一个时期的高校档案工作，同时，进行省高校档案研究会换届工作。

下面，我讲三点意见。

一、近年来全省高校档案工作取得的主要成绩

近年来，随着高等教育事业的持续发展和学校办学规模的扩大，我省高等学校的档案工作普遍得到了重视和加强，档案管理规范化、现代化程度有了较大提高。特别是2008年《高等学校档案管理办法》颁布以来，全省各高校积极学习宣传，认真贯彻落实，档案机构和队伍建设进一步加强，档案基础设施明显改善，档案管理水平不断提高，档案研发利用工作深入开展，档案工作在服务高校自身建设、推动全省高等教育科学发展中，发挥了重要的基础性作用。

（一）档案工作普遍加强，管理网络逐步健全。

一是进一步加强了对档案工作的领导。各高校普遍成立了档案工作委员会或领导小组，制定完善了一系列规章制度。将档案工作纳入学校发展规划和领导议事日程，围绕学校建设目标和中心工作，致力推动档案工作与学校整体工作同步协调发展，从而为档案工作提供了强有力的组织保证和制度保证。

二是进一步健全了档案管理机构。各高校重视档案管理机构建设，努力健全档案管理网络，为规范档案管理、提高管理水平奠定了扎实基础。目前，全省45所省属高校中，河北农业大学、河北大学、河北北方学院、河北经贸大学已成立了处级建制的档案馆，其他37所高校设立了专门档案管理机构，建立了覆盖全校的档案工作网络体系和兼职档案员队伍。

三是进一步充实了档案管理力量。各高校重视加强档案工作队伍建设，着力配备具有一定政治素质、知识层次和专业素养的专兼职档案员，使档案管理力量进一步充实，专业素质有了明显提高。目前，省属高校共有专职档案人员108名，其中大学本科以上学历人员71人，占总人数的65%，拥有高级专业技术职称的27人，占总人数的25%。河北北方学院在建馆之初，为档案馆配备了11名工作人员；石家庄经济学院招聘全日制专业硕士毕业生，担任档案管理工作；河北传媒学院、石家庄法商职业学院、石家庄科技信息职业学院积极支持档案管理人员参加业务培训和学习考察，业务素质不断提高。

（二）经费投入不断增加，基础设施明显改善。

随着学校的建设与发展，各高校加大了对档案工作的投入，工作经费逐年增加，馆舍面积不断扩大，管理条件明显改善。2007年以来，全省各高校共投入约2000万元，目前档案库房面积已达7800平方米，办公用房面积达到2800平方米。全省各高校普遍按照 "三分设" 的要求设置了办公室、阅档室和库房，防盗、防火、防水、防光、防污染、防有害生物等安全防护设施设备基本到位。河北工业大学、燕山大学、河北科技大学、河北医科大学、石家庄经济学院等高校都在新校区为档案室配备了档案用房，面积均比过去有较大增加；河北经贸大学投资100余万元用于新馆舍建设，使用面积达到1200平方米；河北大学、河北师范大学新馆舍明年也即将投入使用；河北联合大学、承德石油高等专科学校、承德医学院、河北金融学院、石家庄东方美术职业学院等高校为档案库房安装了密集架，更新了设施设备，保证了档案存储需要。

（三）切实规范档案管理，努力提高信息化水平。

一是坚持依法治e，建立健全各项制度。各高校扎实有效地开展档案法制学习宣传教育，依据档案法律法规和《高等学校档案管理办法》有关规定，结合学校档案工作实际，制定了一系列档案管理制度，抓好各项工作职责的落实，保证档案工作各个环节的规范有序。河北工程技术高等专科学校将档案工作考核结果列入个人总体考核指标，承德石油高等专科学校将档案工作列入学校评选文明单位的考核内容；河北软件职业技术学院制定了档案工作考评办法和档案工作突发事件应急处置预案，并定期进行演练；廊坊师范学院做到了档案工作 "四同步" ，即在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。

二是规范档案范围，优化档案结构。第27号令发布后，各高等学校按照相关要求，进一步加大各门类档案的收集接收力度，采取多种措施，整合档案资源，优化档案结构。目前省属高校档案馆藏已达到62万卷，18万件。河北农业大学、河北科技大学、河北医科大学、河北联合大学、河北工程大学、承德医学院等高校多年来注重对各门类档案的收集，档案门类齐全、馆藏丰富、分类科学、管理严格规范；河北北方学院等高校积极整合各校区、各部门、各种门类档案资源，实现了学校档案的集中统一管理。

三是创新管理手段，积极推进信息化建设。适应信息技术发展要求，各高校主动转变传统档案管理模式，运用现代化管理手段，加强档案信息化建设。燕山大学、河北农业大学、河北科技大学、河北师范大学、河北经贸大学等高校建立了档案馆（室）网站，利用网站积极宣传档案工作的方针政策，并已实现网络归档、查询，专题数据库建设成果丰富，特色鲜明，利用充分；河北科技大学、中国环境管理干部学院自主研发了档案管理软件；河北师大、河北医科大学、河北工程大学、河北化工医药职业技术学院、河北工程技术高等专科学校等高校实现了文件级目录的计算机检索，并已开始进行全文扫描。目前，各高校计算机著录信息数量已达到案卷级16万条，文件级52万条，全文级3.6万条。

（四）强化档案服务功能，开发利用成效显著。

全省各高校以 "服务学生、服务教职工、服务学校中心工作" 为重点，进一步加强档案开发利用，发挥档案在学校评估检查、重大活动庆典、举办陈列展览、编修校史校志、教学科研评奖、学生学历认证、教师职称评聘等工作中的参考、凭证作用。随着档案开发利用工作的深入开展，接待人次和查阅档案数量逐年攀升，档案的重要性愈加凸显。河北工业大学主动对档案利用需求情况进行分析，根据不同用户、不同需求，提供有针对性的服务，档案的经济效益和社会效益得以显现；河北北方学院档案馆通过开办《档案工作简报》宣传档案工作，提供档案信息，学院成立以来，取得编研成果12项，发表论文10多篇；石家庄铁道大学从1990年开始每年编写学校年鉴，同时，就业签约旺季，档案馆节假日不休息，保证服务需要；河北经贸大学综合档案室考证学校办学历史沿革，获专家论证通过，目前，正在抓紧进行校史、校志编纂工作；河北科技大学、河北工程大学注重实物类档案的收集，建立了实物档案展室，为学校校史展提供了实物保证。

在充分肯定成绩的同时，我们也要清醒地看到，实现高校档案工作的科学发展，还有一些问题需要我们认真研究和解决。

一是少数高等学校对档案工作的重要性认识不足，重视不够。个别学校未将档案工作纳入学校整体发展规划，未将档案馆建设列入新校区总体建设方案；一些建校时间长、办学规模大、档案数量多、符合规定条件的学校，至今尚未成立档案馆；部分民办高校未设立档案管理机构，缺少专职档案工作人员，档案工作经费及库房缺乏保障；大部分学校缺少适应高校档案现代化建设的专业技术人员。

二是部分学校档案管理条件较差。档案用房面积过小，基础设施陈旧简陋，有的甚至没有档案专用库房。有的学校缺乏必要的防护措施，特别是临时存放档案的场所存在明显的安全隐患。

三是档案管理规范化、现代化水平有待提高。部分学校没有按照规定要求对各院系、各部门产生的各类档案实行集中统一管理，直接影响学校档案资源的有效整合和安全管理。一些学校档案现代化、信息化建设相对滞后，仍存在使用手工方法管理档案的情况，没有实现与学校信息化和办公现代化建设同步发展。

四是档案编研工作不适应学校发展需要，编研层次不高、编研精品不多的情况较为普遍。

二、高校档案工作面临的形势和任务

"十一五" 期间，在省委、省政府的正确领导下，在全社会的关心与支持下，经过广大教育工作者不懈努力，我省高等教育事业取得了显著成就。一是办学规模不断扩大。截至2009年，全省在校研究生、本专科生数量达到130.7万人，高等教育毛入学率达到24.2%。二是高校 "双重工程" 建设取得明显进展，高等教育整体办学实力和水平得到提升。积极推进 "211工程" 建设、省部共建和其他省属骨干大学建设；新增一批省级重点学科和重点发展学科，重点学科空间布局和科类布局更加合理，实力明显提高。三是大力加强高职高专重点建设，为经济建设服务的能力进一步增强。国家、省示范性高职高专院校建设取得明显成效。有两所学校顺利通过国家示范校验收，并被评为优秀学校；四所学校列入国家示范性高等职业院校建设计划骨干院校建设项目；10个实训基地获得中央财政支持。四是深入实施高等教育质量与改革工程，人才培养质量全面提高。进一步优化学科专业结构，大力发展新能源、新材料、低碳经济、生物医药等关系我省未来发展的重要战略性新兴产业相关专业；组织开展了本科教育创新高地建设、精品课程、教学名师、教学团队等建设项目；继续深化教育教学改革，组织开展新一轮教学改革立项研究工作。五是高等学校科技创新能力不断提升。加强高层次人才培养和科研平台建设，高校自主创新能力不断提高；高校承担的国家级课题覆盖了 "863" 、 "973" 等各类重点计划；产u研合作取得新进展，先后转让了一大批科研成果，为全省工业企业技术进步作出了重要贡献。

但是，必须清醒地认识到，我省高等教育事业与经济社会发展和人民群众需求还不完全适应，还存在着一些需要进一步加强和改进的困难和问题：人才培养模式改革需要进一步深化，培养质量需要全面提高；科研创新能力有待加强；服务社会的能力急待提高；高水平大学和强势特色学科建设步伐需要进一步加快，等等。这些困难和问题，需要我们在今后的工作中认真加以解决。

明年是 "十二五" 的开局之年，国家已经颁布了《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）》，为我国未来十年的教育改革和发展规划了宏伟蓝图。我省也正在制订《河北省中长期教育改革和发展规划纲要》。今后十年是我省教育事业发展的关键时期，我们要深入贯彻落实科学发展观，全面贯彻党的教育方针，大力实施科教兴冀和人才强省战略，立足社会主义初级阶段基本国情和河北省情，坚持以人为本，遵循教育规律，面向社会需求，优化结构布局，完善现代教育体系，办好人民满意的教育，建设教育强省和人力资源强省，为河北科学发展、富民强省提供强有力的人才支撑和智力保障。我省高等教育的发展目标是：高等教育大众化水平进一步提高，到2020年，毛入学率达到42%，主要劳动年龄人口中受过高等教育的比例达到22%，具有高等教育文化程度的人数比2009年翻一番。发展任务是：适应国家和河北经济社会发展需要，加强统筹规划和宏观调控，建立动态调整机制，不断优化高等教育结构；牢固确立人才培养在高校工作中的中心地位，提高人才培养质量；提高科技创新与社会服务能力；加快推进重点大学和重点学科建设，力争到2020年在我省建成2-3所全国有影响的高水平大学，强势学科达到国内一流水平，重点学科和重点发展学科达到国内同类学科一流水平，引领和带动高校整体发展。

面对新形势、新任务、新要求，高校档案工作者要紧密结合工作实际，认真研究思考今后高校档案工作的发展方向。要让档案工作扎扎实实成为高校的基础工作，成为学校师生离不开、关键时候作用大、服务社会效益好的一项工作。要坚持以人为本为核心，以实现建立覆盖教育教学各个领域的档案资源体系和方便广大师生的档案利用体系为目标，在教育行政部门和档案部门的领导下，紧紧围绕高等教育和高等学校的中心工作，抓住机遇，开拓进取，不断推进档案资源建设、业务建设、保管设施建设和档案信息开发利用，力争在全面提高管理水平的基础上打造一批全国一流水平的高校档案馆，使高校档案工作在服务学校师生、服务社会大众和加快建设一流大学和一流学科中发挥应有的作用。

三、对今后加强和改进全省高校档案工作的意见和建议

（一）进一步提高对高校档案工作重要性的认识。

高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，是高校科研、教学和日常管理以及各项事业发展的重要凭据，是高校可持续发展不可缺少的信息资源。做好新形势下高校档案工作，是高等学校面临的一项重要任务。高校领导同志要高度重视档案工作，强化档案意识，增强做好档案管理工作的现实责任感和历史使命感，从学校建设和发展全局的高度，进一步加强对档案工作的组织领导。要认真贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，切实维护档案法律法规的权威性。要真正将档案工作纳入学校整体发展规划，将档案馆（室）建设列入新校区总体建设方案，促进档案管理与学校其他工作同步发展。要建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费，为档案工作持续发展提供物质基础和资金保障。

目前，教育部正在组织对《高校档案实体分类法》进行修订，《河北省档案局关于切实加强档案安全体系建设的若干意见》也正在征求意见, 此外，《河北省档案工作目标管理考评标准》也正在修订，即将印发。开展档案工作目标管理认定活动是落实档案法律法规的重大举措，也是今后我省档案工作的重点之一，各高校要依据自身条件，瞄准目标、制定规划，并随着工作的推进不断朝着更高的目标攀登。

（二）加强档案机构和人才队伍建设。

高校档案机构做为保存和提供利用学校档案的专门机构，不仅负有保管本单位档案与提供档案为学校和社会服务的职责，而且，新时期加强内涵建设的需要还赋予档案机构编研、出版档案史料，开发档案信息资源，开展档案学术研究和交流，利用档案开展多种形式宣传教育活动等职能。因此，各高校要根据办学规模和档案工作的实际需要，建立健全档案机构。一些建校时间长、办学规模大、档案数量多的学校，要抓紧成立档案馆，并明确档案馆的级别建制；部分没有设立档案机构的民办高校要抓紧建立档案机构。

档案工作的有效开展离不开一支相对稳定、责任心强、业务过硬的专职档案队伍。高校档案机构必须配备一定数量和较高质量的专职档案工作人员，保证高校档案工作正常、有序地推进。要将高校专职档案工作人员列入学校事业编制，实行专业技术职务聘任制或职员职级制，并享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。要加强对档案人员的培训工作，鼓励支持他们进修学习、参观考察、交流研究，不断更新知识，及时了解掌握新技术、新方法，促进业务素质的不断提高。

（三）切实加强学校档案基础设施建设，强化档案工作的条件保障。

配备标准、规范的档案设施是开展高校档案工作的重要物质基础。高等学校要将高校档案工作所需经费列入高校预算，并根据档案工作需求逐年有所增加。

要按照国家对档案库房和库房环境建设的规定和要求，为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，要及时进行改扩建或者新建。新建档案库房要严格按照《档案馆建设标准》的要求建设，档案库房面积过小、基础设施陈旧简陋的学校，要抓紧迁移或改造，没有档案专用库房的高校要抓紧解决库房。

要为库房内部配备必要的防盗、防火、防水、防光、?污染、防有害生物等安全防护设施设备，如防盗门、灭火器、窗帘、空调、温湿度计、吸尘器等，存放声像、电子等特殊载体档案，还应当配置恒温、恒湿等必要设施。存放涉密档案应当设有专门库房，涉密档案库房要安装自动防盗报警装置、视频监控系统、门禁管理系统等。

（四）进一步加强档案制度建设和资源建设，不断提高管理规范化水平。

建立健全适应现代大学管理制度的高校档案工作运行机制，是推进依法治档的重要基础。要结合学校实际，建立健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作。强化档案责任意识，明确学校归档部门和档案管理部门各自的岗位职责，采取切实有效的措施，确保学校档案工作与其他工作同时进行，实现档案工作与学校其他工作协调发展。

当前，我国档案工作提出要建设 "两个体系" ，其中之一就是要建立覆盖人民群众的档案资源体系。高校档案机构应当认真思考、研究如何加强档案资源体系建设，要围绕办学特色和工作重点，加大档案收集力度，拓展档案收集范围。一方面抓好本校档案资源的接收，另一方面抓好校外档案资源的征集，加强人物档案、实物档案、精品课程档案、口述档案、史料等的收集、征集，加紧进行已散失档案的抢救性收集、征集，认真做好鉴定工作，不断优化馆藏，着力构筑体系合理、内涵丰富、载体多样的档案资源体系。有条件的高校档案机构可设立专门机构，负责档案史料的征集、编辑、公布和出版工作。要全面整合档案信息资源，促进高校档案信息资源总量增加、质量提高、结构优化。

（五）加强档案信息化建设，提高档案管理现代化水平。

实现档案信息化、网络化是加强高校档案建设的一项重要任务。各高校要从本校实际出发，制订切实可行的规划，将档案信息化建设纳入学校数字化整体规划，为档案信息化建设提供必须的保障。要建立统一的档案信息化建设工作体制，对全校档案信息化建设进行组织协调，推动跨部门的协作。要依据国家档案信息化建设的法律、法规、制度，制定本校档案信息化建设的档案业务工作管理制度、信息化建设管理制度、技术和规范等制度体系。要调整优化档案管理人员的专业结构、层次结构，培养既懂档案业务，又懂计算机技术的复合型人才，并配备必需的设施设备。

档案信息化建设过程中要注意以下几方面问题：一要从实际出发，避免盲目建设。根据学校教育管理信息化、数字化校园建设的进程，从档案业务工作的实际需要出发，将有限的经费首先重点满足当前特别紧迫的需求；二要统一规范标准，坚持实用性和超前性、经济性相结合，推动电子文档一体化管理进程，并注意档案管理应用系统与高校其他系统的互联和兼容；三要积极探索实现档案信息化建设和学校校务政务建设有效衔接的途径，尽快建成电子文件管理系统，整合高校信息资源；四要通过制度建设和现代科技手段的运用，保障档案信息和档案实体的保密和安全。

（六）加强学校档案编研工作，不断提升档案工作服务水平。

高校档案工作的最终目的是为学校师生及社会提供档案信息服务。充分挖掘档案资源，服务高校与社会，是高校档案服务工作的主要目标，也是评价一所高校档案管理水平的高低的重要标准。当前，高校档案的利用对象不再局限于高校内部，而是逐渐扩展到社会。从一定意义上讲，高校档案机构已被赋予了公共档案馆的功能。这一方面有助于高校档案机构主动参与社会经济建设和科学文化发展，另一方面，使高校丰富的档案信息资源成为社会知识信息服务的重要来源。

高校档案机构要积极创新，拓宽档案服务的途径，采取多种方式，多角度、多领域地开发档案信息资源，深层次发掘档案价值，主动为学校和社会服务。要利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能，丰富大学文化建设的内涵。有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地。要进一步加强出版档案史料和公布档案工作，提高编研层次，多出编研精品。要通过深化档案信息资源的开发利用，开展档案信息的深度加工和专题编研工作，创新档案服务机制，更新档案服务手段，打造为社会提供快捷、便利服务的平台，充分发挥档案工作的公共服务功能。

（七）最后，谈一谈高校档案研究会的工作。

高校档案工作研究会成立四年来，努力进行学术研究，积极开展工作交流，不断吸收成员单位，做了大量工作，目前会员单位已由成立时的32个增加到50个，这说明研究会的影响力在日益增长，工作是扎实有力、卓有成效的。今天研究会即将召开第二次会员代表大会并进行换届工作，希望新一届的研究会能够发扬传统、再接再厉、开拓创新，取得更大成绩。

对于研究会今后的工作，我谈几点希望:一是要加强学术研究活动，不断提高学术水平。档案研究会作为高校档案学术团体，要突出学术研究特点，围绕高校档案工作的中心任务开展调查研究和学术研讨，要引导全省高校档案工作者在做好档案基础性工作的同时，努力钻研档案工作规律，不断探索档案工作科学发展的新思路，争取搞出在全国有影响的研究成果；二是要充分发挥参谋助手作用，针对高校档案工作实际中存在的问题，积极为省教育厅出主意，想办法，认真完成好省教育厅委托的各项任务。特别是要加强档案业务培训，帮助高校档案工作人员更新知识、提高业务水平；三是要做好服务工作，组织好研究会的各项会议和活动，办好《简报》，注意加强国内外和我省高校档案工作信息的收集和发布工作，办好我省高校档案研究会网站；四是要加强与中国高教学会档案分会、河北省档案学会和其他各省高校档案学会的联系与交流，组织学术交流、参观学习活动，努力扩大我省高校档案工作的影响。

希望各高校继续积极参与和支持研究会的工作，使研究会的各项活动开展得更加丰富多彩、富有活力，不断推动我省高校档案事业的健康发展。

同志们，做好今后高校的档案工作，任务艰巨，使命光荣。让我们坚持以邓小平理论和 "三个代表" 重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，贯彻落实全国教育工作会议精神和教育规划纲要，坚定信心，团结奋斗，迎难而上，开拓进取，努力开创高校档案工作新局面。